Ủy Ban Giáo Dân: Các bài thường huấn tháng 8_Bài 5

CÁC BÀI THƯỜNG HUẤN THÁNG 08-2021
 

BAN NGHIÊN HUẤN

UỶ BAN GIÁO DÂN TRỰC THUỘC HỘI ĐỒNG GIÁM MỤC VIỆT NAM

BIÊN SOẠN

BÀI V- HĐMVGX

NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ HỘI ĐỒNG MỤC VỤ GIÁO XỨ

I. QUY CHIẾU BẢN “GỢI Ý CHO MỘT QUY CHẾ HĐMVGX”

Điều 16: “NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ HỘI ĐỒNG MỤC VỤ GIÁO XỨ”

Cộng tác với linh mục chánh xứ và ban thường vụ trong công việc sổ sách của giáo xứ, thư ký hội đồng mục vụ giáo xứ có nhiệm vụ:

1. Giúp phác thảo các chương trình sinh hoạt được giáo phó, trình duyệt… và thực hiện các bản báo cáo trình linh mục chánh xứ.

2. Soạn thảo các chương trình thống nhất với vị chủ tịch và giữ chương trình, đọc các văn thư và ghi biên bản các phiên họp giáo xứ, hội đồng mục vụ giáo xứ và ban thường vụ.

3. Thông tin liên lạc văn thư, báo cáo các số liệu giáo xứ, thực hiện và lưu giữ sổ sách giáo xứ, văn thư của giáo xứ.

4. Phối hợp với các thư ký giáo họ về số gia đình Công Giáo, cập nhật những số liệu về giáo xứ.

II. DIỄN GIẢI NHIỆM VỤ:

Vai trò của thư ký HĐMVGX khá đặc biệt. Vị thư ký là người có trình độ học thức tương đối khá tốt, có khả năng ghi chép, tóm ý những lời phát biểu, nắm bắt nội dung cuộc họp, làm chương trình, triển khai chương trình, và đúc kết nội dung chương trình.

Bên cạnh đó vị thư ký HĐMVGX cũng cần có sự hiểu biết về phụng vụ, các dịp lễ, hiểu biết về giáo lý để soạn thảo văn bản, soạn thảo chương trình phục vụ cùng với vị phó I đặc trách nội vụ.

Vị thư ký cần tìm hiểu cách soạn thảo văn bản theo từng chủ đề liên quan đến giáo quyền, chính quyền làm đơn xin phép hay bản báo cáo v.v.v.

Trong thời buổi công nghệ thông tin, vị thư ký rất cần thông thạo máy vi tính để có thể sử dụng những kỹ năng tối thiểu như: soạn văn bản, đọc Mail, gửi Mail, làm vy bằng, quản lý giáo xứ,…

1. Soạn thảo chương trình:

1.1 Chương trình một phiên họp:

- Hát Kinh Chúa Thánh Thần.

- Giới thiệu chủ tọa.

- Giới thiệu các thành phần tham dự.

- Giới thiệu chủ đề thảo luận, tham khảo ý kiến.

- Chủ tọa phát biểu ý kiến gợi ý chủ đạo.

- Mời các thành viên phát biểu về từng đề mục đã được nêu lên.

- Mời chủ tọa trả lời những thắc mắc.

- Tóm tắt những ý kiến chung chính yếu.

- Đọc biên bản cuộc họp.

* Thư ký cần lãnh ý vị chủ tọa.

Trước khi lên chương trình cuộc họp để thống nhất ý kiến và phương hướng làm việc. Nếu vị chủ tọa là cha xứ thì nên mời vị trưởng ban thường vụ hoặc vị phó ban dẫn dắt chương trình. Thư ký sẽ dễ tập trung vào việc lắng nghe và làm biên bản cách chính xác, rõ ràng hơn.

1.2 Chương trình một buổi lễ, dịp lễ:

Các phác thảo trên văn bản cần ngắn gọn nhưng tỉ mỉ, chi tiết, rõ ràng,.. được in ra và trao cho từng thành viên cuộc họp để chuẩn bị cho một buổi lễ hoặc một dịp lễ (Giáng Sinh, Tuần Thánh,…)

Các điều cần lưu ý:

- Xác định chủ đề: lễ gì? Dịp lễ gì? Sự quan trọng?

- Thời gian? Vị chủ tọa? Đối tượng? Khách mời.

- Địa điểm? Nơi có thể dung nạp số người tham dự theo yêu cầu cuộc lễ.

- Thành lập ban tổ chức: Giới thiệu các nhân sự trong ban tổ chức và mọi người cộng tác.

- Phân công, phân nhiệm cụ thể rõ ràng, chi tiết, đúng người đúng việc.

- Công tác chuẩn bị xa: In thiệp mời, đi mời khách, in băng rôn, khẩu hiệu trang trí… Dự trù kinh phí cho các công việc nêu trên và trong chính cuộc lễ.

- Chuẩn bị gần: Ấn định ngày, xem lại các công việc đã tiến hành hoặc là ấn định một buổi tổng dợt.

- Lên một phương án dự phòng nếu gặp trắc trở cho phương án chính yếu.

* Những gợi ý nêu trên cần in thành văn bản cho cuộc họp trù bị.

Sau cuộc họp có những góp ý thay đổi điều này, điều kia, cần in ấn một bản chương trình chính thức để gửi cho các thành viên.

2. Viết Biên Bản:

2.1 Định nghĩa: Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại cách trung thực, khách quan các sự kiện đang diễn ra hoặc đã diễn ra để lưu giữ bằng chứng, để có cơ sở thông tin quyết định và thực hiện hoặc ra kết luận liên quan đến các vụ việc.

Do đó biên bản cần phải được ghi chép rõ ràng, chính xác, cụ thể, đầy đủ, khách quan. Có lý chứng, nhân chứng và có thể là có cả vật chứng được ghi lại đầy đủ.

Người lập biên bản phải ký nhận để chịu trách nhiệm, cùng với chủ tọa, thậm chí cả những người có mặt hoặc đại diện của nhóm người hiện diện đồng ý ký vào biên bản, sau khi đã đọc cho mọi người cùng nghe, sửa chữa và nhất trí, đồng ý với biên bản được lập.

2.2 Bố cục của một biên bản:

Mở đầu:

* Chủ đề (nội dung) Diễn giải chủ đề _ lý do?

* Giờ, ngày, tháng, năm, tại đâu?

* Chủ tọa và thành phần tham dự.

Nội dung: Diễn biến sự kiện, tóm tắt các lời phát biểu. Ghi nhận biểu quyết, lấy ý kiến đa số cho một vấn đề nào đó.

Kết luận: Tóm tắt ý kiến chung đã được thống nhất đi đến quyết định hoặc kết luận. Mời chủ tọa nói lời tổng kết.

Đọc lại biên bản nếu cần có thể sửa chữa, bổ sung và xét duyệt. Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm bế mạc.

Chủ tọa, thư ký và đại diện các thành viên tham dự cùng ký tên.

3. Phương thức ghi chép các loại biên bản:

Tùy theo tính chất của hội nghị, phiên họp hay một sự việc để chọn phương pháp ghi chép thích hợp, tức là ghi chi tiết hay ghi tổng hợp (tóm tắt ý chính).

3.1 Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng như: Đại hội, bàn giao nhiệm vụ, bàn giao tài sản,… Cần ghi chép tập trung vào trọng tâm của sự kiện với đầy đủ chi tiết, từng đề mục.

3.2 Lời phát biểu trong một hội nghị quan trọng, lời hỏi cung, lời khai báo khi phải điều tra một sự việc v.v.v… Cần ghi đầy đủ, nguyên văn và sau đó đọc lại để người nói được nghe lại và xác nhận từng lời.

3.3 Trong các sự kiện thông thường khác: họp định kỳ, thảo luận, chuẩn bị buổi lễ… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ. Có thể tóm tắt những ý chính cách trung thực, khách quan.

3.4 Phần kết thúc biên bản phải ghi rõ thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ, ngày, tháng, năm.

3.5 Biên bản phải đọc lại cho người tham dự cùng nghe (có bổ sung, sửa chữa nếu được yêu cầu) và xác nhận là biên bản đã phản ánh đúng sự kiện. Chủ tọa, thư ký, các người có liên hệ hoặc đại diện cùng ký tên vào biên bản.

4. Ghi chép và lưu giữ các sổ sách của giáo xứ:

4.1 Sổ Nhân Danh: Có thể theo chương trình Quản Lý Giáo Xứ bằng vi tính nhưng vẫn luôn phải ghi chép và cập nhật sổ nhân danh theo sổ sách thông thường.

Lưu ý: Sổ tử, kết hôn, chuyển nhập xứ,…

4.2 Sổ sách các Bí Tích: Cần ghi chép ngay và ghi cẩn thận, chi tiết, rõ ràng:

- Sổ Rửa Tội.

- Sổ Thêm Sức.

- Sổ Hôn Phối.

- Sổ An Táng.

- Sổ Rước Lễ Lần Đầu

- Sổ Rước Lễ Bao Đồng.

Thư ký sẽ trình sổ lên cha xứ ký nhận hoặc trình bày để cha xứ có hướng giải quyết cho những trường hợp phức tạp. Thư ký cũng có trách nhiệm quản lý văn phòng giáo xứ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, hợp lý và có bài bản, khoa học.

III: KẾT LUẬN:

Thư ký của HĐMVGX giữ một vai trò rất quan trọng trong sinh hoạt chung của một cộng đoàn giáo xứ. Cha xứ luôn phải căn cứ vào dữ liệu sổ sách để làm việc phục vụ. Những ghi chép của vị thư ký cách nào đó cũng trở thành những trang sự kiện cụ thể trong dòng chảy thời gian của một giáo xứ.

“Chúa Thánh Thần là Đấng soi sáng cho những người cầm bút, xin hướng dẫn và ban ơn khôn ngoan cần thiết cho các vị thư ký của chúng con. Amen”.